Jednym z najbardziej kluczowych powinności pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a KP, jest tworzenie dokumentów, związanej ze stosunkiem pracy oraz kartoteką osobową zatrudnionych. Znaczy to, że każdy jeden pracodawca, pomijając specyfikację prawną zarządzanej działalności gospodarczej i liczby zatrudnionych osób, zakłada i prowadzi, niezależnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.
Szczegółowe reguły koordynowania dokumentacji pracowniczej opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 V 1996 r. w sprawie obszaru koordynowania dokumentów w sytuacjach powiązanych ze stosunkiem pracy i sposobu koordynowanie kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca tworzy oraz prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, złożone z trzech części:
• A – akta stworzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
• B – zawiera dokumenty dotyczące stworzenia stosunku pracy i historii zatrudnienia
• C – skupia akta związane z zakończeniem pracy konkretnej osoby
Część A - akta składowane w powiązaniu ze staraniem się o pracę, jest to tzw. katalog informacji osobowych.
Dokumenty, których zatrudniający może żądać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z daty 28 V 1996 r. w sprawie zakresu koordynowania kartoteki w kwestiach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• uzupełniony formularz osobowy dla osoby starającej się o pracę,
• świadectwa pracy z byłych miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• świadectwo medyczne zaświadczające o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• dokumenty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, wymagane do wykonywania danej pracy,
• inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedstawienia wypływa z odrębnych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może jeszcze przedstawić ze swojej inicjatywy inne dokumenty, takie jak akty oraz certyfikaty potwierdzające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, poświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w kartotekach osobowych pracownika wyłącznie kopie lub odpisy składanych aktów. Oryginałów należy chcieć jedynie do wglądu lub w celu stworzenia kopii lub odpisu.
Część B – dokumenty tyczące się nawiązania stosunku pracy.
Po ustaniu procesu naboru, zatrudniający ma możliwość żądać, od pracownika właśnie zatrudnionego, przedstawienia, oprócz danych, które zdobył w trakcie starania się o zatrudnienie, również innych danych. Fundamentem jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Podstawowym aktem, jaki tworzy zatrudniający, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określił pracownikowi zakres jego obowiązków, to trzeba go również przechowywać w tej części akt osobowych. W tej części powinny się również znaleźć:
• oświadczenie pracownika – rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień macierzyńskich czy ojcowskich, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czterech, uprawnieniach pracownika , pod którego opieką pozostaje dziecko do lat czternastu,
• świadectwo skończenia koniecznego przeszkolenia BHP,
• formalne potwierdzenie zapoznania się pracownika z informacją pracowniczą, zawartością przepisów i zasad BHP, zakresem danych objętych tajemnicą służbową, zawartością regulaminu pracy,
• oświadczenie tyczące się podniesionych kosztów uzyskania wpływów,
• ankietę osobową dla pracownika,
• potwierdzenie pracownika z wnioskiem o przelewanie wypłaty na konto bankowe,
• oświadczenie lekarskie związane z kontrolą okresową i kontrolnymi,
• deklaracja o zakazie pracy u konkurencji, jeżeli została wzięta pod uwagę,
• informacja dotycząca jednakowego traktowania,
• PIT-2,
• dokumenty związane z oddaniem ruchomości pracownikowi, podwyższaniem umiejętności pracowniczych, nagrodami-karami dyscyplinarnymi, zaniżonym wymiarem czasu pracy lub jednostkowym rozkładem czasu pracy.
Mogą tu również znaleźć się dokumenty tyczące się udzielenia pracownikowi urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego lub nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części danych osobowych – tutaj również – zgromadzone akta powinny być złożone chronologicznie i ponumerowane.
Część C – dokumenty powiązane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• kopia wystawionego oświadczenia pracy,
• orzeczenie o wymówieniu lub unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.