Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obowiązek ten nakłada na nas kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.
Informacje w jaki sposób prowadzić i zbierać dokumentację pracownika określają przepisy. Z uwagi na różnorodność dokumentów, można wskazać 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty powiązane z ubieganiem się o posadę
Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje, takie jak: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, : dane osobowe i kontaktowe |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, ukończonymi kursami i szkoleniami, danymi osobowymi, danymi kontaktowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o wykształceniu
- dokumenty poświadczające zatrudnienie, okres trwania zatrudnienia, zajmowane stanowisko i stosunek do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Umowa o pracę i przebieg zatrudnienia
- potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o przebytych kursach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja zaistniała);
- dokumenty dotyczące podwyższania kwalifikacji zawodowych;
- deklaracje o wymówieniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę lub modyfikacji tych warunków w innym trybie;
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia Tutaj powinniśmy gromadzić wszelkie papiery związane z rozwiązaniem stosunku pracy, tj. :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- potwierdzenie dokonania czynności w związku z zajęciem wynagrodzenia za pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, w tym np. dotyczące potrzeby wydania świadectwa pracy oraz dokumentów związanych z niewypłaceniem osobie zatrudnionej ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w momencie ustania stosunku pracy, wówczas gdy taka umowa została zawarta przez strony,
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom po ustaniu stosunku pracy.
Wymagany sposób przechowywania akt Akta osobowe należy gromadzić w postaci orginałów w siedzibie zarządu lub w placówce firmy. Warto dopilnować by były ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odnaleźć. Dodatkowo musimy chronić je przed by nie uległy uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że akta pracownika, w tym dotyczące okresów pracy i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. W oparciu o te dokumenty ZUS precyzuje podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Przedsiebiorstwo po likwidacji ma możność przewiezienia akt pracownika do specjalnie stworzonego do tych celów archiwum .