Harmonogram czasu pracy ma za zadanie precyzowanie czasu pracy zatrudnionego. Gdy rozkład czasu pracy uwzględniony był w regulaminie i zatrudnieni nie mają wątpliwości do dnia i czasu wykonywania pracy, nie ma potrzeby sporządzania harmonogramu. Natomiast w przypadku, gdy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezbędny. Mylne ustalenie harmonogramu czasu pracy oznacza naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy i jest przewinieniem podpadającym karze pieniężnej.
Typowe przekłamania robione w harmonogramie czasu pracy:
• niezamieszczenie konkretnej adnotacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy,
• brak planu czasu pracy
Rozkład czasu pracy pracownika, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, koniecznie zawierać musi informację, który wolnych dni jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Odmiennie bowiem rozlicza się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe ustalenie liczby dni pracy w tygodniu
Pierwszą zasadą czasu pracy zatrudnionego jest zasada średnio 5-dniowego tygodnia pracy. Co oznacza, że ilość dni w poszczególnych tygodniach może być różna. Należy pamiętać mimo wszystko, aby w całościowym rozrachunku za okres rozliczeniowy przeciętna ilość dni pracy nie była większa niż 5.
Tworząc harmonogram trybu pracy pamiętać trzeba zachowanie 35-godzinnego, niezmąconego odpoczynku tygodniowego.
• brak harmonogramu na cały czas rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy jest okresem, w trakcie którego pracodawca robi rozliczenie czasu pracy zatrudnionych. Nie jest możliwe, zwłaszcza w sytuacji dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie rozkładu pracy na konkretne jego części. Umożliwiałoby to pracodawcy pominięcie przepisów o trybie pracy a w rezultacie na przykład uniknięcie przymusu wypłaty honorarium za godziny nadliczbowe.
• błędne ustanowienie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach
Ilość godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się trochę
nieco różnić. Istotne jest, aby całościowy zakres trybu pracy w czasie rozliczeniowym był zgodny.
• brak zachowania przynajmniej 35-godzinnego niezakłóconego odpoczynku
Od tej reguły obowiązuje jednak odstępstwo w przypadku, gdy czas rozliczeniowy zakończy się w trakcie tygodnia pracy. Wypoczynek, o którym mowa, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, czyli siedem kolejnych dni, zaczynając od początku czasu rozliczeniowego. Jeżeli więc czas rozliczeniowy ukończy się przed minięciem 7 dni, to nie mamy w niniejszym przypadku do czynienia z całym tygodniem pracy tak więc odpoczynek pracownikowi nie należy się.
• niepoprawne modyfikacje harmonogramu
Modyfikacja planu czasu pracy możliwa jest jedynie w poszczególnych przypadkach. Są nimi nieoczekiwane przypadki, tj. zapewnienie zastępstwa w przypadku choroby czy wypoczynku na prośbę innego pracownika.
Zmiany nie są możliwe, kiedy ich celem jest zawężenie pracy nadgodzinowej, w tym przypadku będzie to próba pominięcia zapisów o czasie pracy.