Lista płac stanowi dokument księgowy potwierdzający naliczenie honorarium dla pracobiorców zawierający wszystkie uiszczone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Właściwie sporządzona lista płac upraszcza poprawne wypełnienie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.
Listę płac sporządza się w oparciu o inne dokumenty, m.in. umowy o pracę, rejestr czasu pracy a także treści o przydzielonych składnikach dodatkowych. Właściwie sporządzona lista płac powinna mieć następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę honorarium - ma on znaczący wpływ na ustalenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS i podatku,
- datę sporządzenia listy płac,
- oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób sporządzających listę płac, wszystkie elementy wchodzące w skład wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń najlepiej by na liście płac widniały wszystkie części składowe wynagrodzeń a nie tylko podana kwota brutto
- zatrudniony powinien na liście płac oprócz podpisu zamieścić także datę podjęcia honorarium gdy pobiera je osobiście. Pracodawca jest w stanie w ten sposób zabezpieczyć się przed możliwymi konfliktami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat wynagrodzeń.
Rozliczając umowy cywilnoprawne nie należy używać listy płac. Umowy te należy rozliczać na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w momencie kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.