Przyjęcie i wydanie magazynowe powinno być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem wyglądają dobrze sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie rejestrowane są za pomocą dokumentów:
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być odpowiednio udokumentowane. W tym celu sporządza się dokument Wz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania towaru
- łączną wartość towaru
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- unikalny numer dokumentu
- podpis osoby odbierającej towar
- cenę jednostkową
- ilość
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe ewidencjonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on zawierać takie informacje jak:
- na co ten towar będzie przeznaczony
- pochodzenie towaru
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- unikatowy nr dokumentu
- rodzaj transportu towaru
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- podpis osoby przyjmującej towar
- jednostkę miary
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
- podpis osoby dostarczającej towar
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.