Każdego dnia napotykamy się z pojęciem „dokument”, niemniej jednak nie do końca orientujemy się, co się czai za tym terminem. „Dokumentem” jest dla nas istotna umowa, nasz dowód osobisty czy wydrukowany mail, o który zabiega szef. Poszukiwanie terminu niniejszego hasła też nie jest łatwe – w naszym dokumencie prawnym nie występuje jego uniwersalna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam nieco, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów służbowych. Ciężko w każdym razie powiedzieć właściwie, co kryje się za tymi hasłami. Tu z radą przychodzi nam domyślność, bo to akurat intuicyjnie możemy odróżnić pochodzenie i specyfikę tego „dokumentu”. I tak dokumentami są dla nas: umowy, paszporty, nasze dowody tożsamości, istotne e-maile, wartościowe teksty, mające charakter biurowy, dokumenty ukończenia szkoły, akty prawne, akty notarialne,świadectwa pracy i inne.
Rozumiejąc z grubsza czym jest wzór dokumentu, wolno zaryzykować sformułowanie, że większość z nich damy radę napisać samodzielnie (np. dokumenty wydzierżawienia albo też wynajmu mieszkania, formalne e-maile). Żeby dokumenty te nie odbiegały od uniwersalnie zaakceptowanego wzoru, zazwyczaj używane są szablony dokumentów. Upraszczają one z pewnością spisywanie nieprzebranej ilości umów i dokumentów periodycznych. Szablonem jest ustalony schemat, coś odgórnie ustalonego, co ułatwia w olbrzymim stopniu działanie z dużą ilością jednakowych dokumentów. Przypuśćmy, że księgowa, mająca do stworzenia 200 umów, gdyby pisała je pojedynczo, nie skończyłaby tego robić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i uprościć swoja pracę. W takim przypadku wpisuje jedynie najważniejsze informacje w pierwotnie opracowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni.
Aby uprościć pracę można równie dobrze zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do danego wydarzenia. Potocznie trzeba określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do specyficznego tematu. Dlatego na przykład gdy mamy ochotę stworzyć umowę najmu, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy najmu. Powyższe zachowanie skraca okres pracy, który konieczny byłby do spisania całościowej umowy na nowo.
Morał jest oczywisty – w czasie ekonomizacji czasu pracy, należy upraszczać sobie żywot, korzystając z wszystkiego rodzaju ulepszeń, które oddaje nam teraźniejsza technologia.