Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Co trzeba więc przechowywać i jak długo?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty ZUS
Dokumentację ZUS-owską podzielić należy na trzy grupy o zróżnicowanym obowiązku archiwizacji i tak:
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.
- Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - trzeba archiwizować przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich sporządzenia.
- Dokumenty rozliczeniowe – wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – trzeba je archiwizować przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (także te wysłane drogą elektroniczną)
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą okresów zatrudnienia, danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. Do dokumentacji podatkowej zalicza się :
- wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki , a także tych, którzy mają obowiązek ich żądania
- wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
- księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
- dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym