Dokumentacja firmowa jest najistotniejszym elementem prowadzenia księgowości. Tworząc ją trzeba kierować się nie tylko narzuconymi normami, ale także wytycznymi ustaw i rozporządzeń. W jaki sposób konstruować dokumenty sprzedażowe i pisma urzędowe?
Pisma oficjalne
Wszelkie pisma oficjalne, sporządzane przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać muszą również wszystkie informacje, służące do identyfikacji danej firmy i osoby sporządzającej pismo, czyli:
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- nazwę oraz adres firmy
- telefon kontaktowy
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
Faktury
Aktualne prawo podatkowe dopuszcza możliwość wystawiania sześciu rodzajów faktur:
- faktury korygującej
- faktury zaliczkowej
- faktury VAT
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- wartość sprzedaży towarów albo wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku albo zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- sumę wartości sprzedaży netto towarów albo wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów albo rodzajów wykonanych usług
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży , a także, jak również datę wystawienia i nr porządkowy faktury wraz z jej typem
- wartość towarów albo wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- cenę jednostkową towaru albo usługi bez kwoty podatku
- Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedawcy i nabywcy
- stawki podatku
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
- imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- nazwę towaru albo usługi