Faktury elektroniczne nadal wymagają elektronicznego podpisu. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już kwestionowane przez fiskusa.
Nowoczesne przesyłanie faktur drogą internetową przyspiesza pracę właścicielom firm. Są o wiele bardziej praktyczne od klasycznych papierowych wydruków. Dzięki nim można wiele zaoszczędzić na kopertach, znaczkach pocztowych, papierze drukarskim, jak również na samym tuszu do drukarek. Jednakże zgodnie z Rozporządzeniem MF oraz art. 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT, warunkiem używania tej metody, jest m.in. pisemna zgoda odbiorcy dokumentu sprzedażowego na ten rodzaj wysyłania
Co więcej,dokumentację firmową w formie elektronicznej, należy przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Ważne, by były one chronione przed wirusami i innymi zagrożeniami związanymi z trwałą utratą danych. Muszą także być chronione przed bezprawnymi zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Jednakże, ma to swoją korzyść w przypadku zagospodarowanego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje wymóg zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok albo co dwa lata certyfikatu..
Za podpis trzeba zapłacić zatem od 300 do 600 zł. Jest to koszt zakupu czytnika, oprogramowania i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 złotych rocznie.