Właściciele firm, nazywani Małymi Podatnikami, mają możliwość dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania produktu lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak tylko w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż tydzień od wydania produktu lub wykonania usługi. Natomiast w wypadku, gdy MP otrzymał zaliczkę na poczet tej faktury, nie później niż do siódmego dnia od otrzymania tej zaliczki.
Ogromnie ważne jest, by wszelkie faktury małego podatnika oznacza, jako „MP”, a w sytuacji otrzymywania następnych części zapłat wystawić na nie kolejne faktury VAT-MP. Dokumenty muszą zawierać te same elementy co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, powinien opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz zaznaczyć informację o okresie płatności. W wypadku, gdy faktura VAT nie będzie obejmowała tego zapisu zostanie potraktowana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla płatników używających metody kasowej ustawodawca przewidział dodatkowe składniki, jakie powinna zawierać wystawiana przez nich faktura. Poza podstawowymi częściami składowymi dokumenty wystawiane przez małych podatników muszą zawierać:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- okres płatności należności określonej w fakturze
W wypadku kupna produktów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', płatnik może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w jakim:
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- przypada 90 dzień od dnia nabycia produktu lub wykonania usługi,
- w wypadkach pozostałych niż zapisane powyżej,
- uregulował część należności na rzecz MP
Możliwość korzystania z metody kasowej wiąże się z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć powinno się w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował metodę kasową. Konsekwencją wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób zmniejszania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Obniżenia podatku należnego, mały podatnik może dokonać w rozliczeniu za trzy miesiące, w których:
- uregulował należność powstała z otrzymanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek wypływający z dokumentu celnego,uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.