Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez odbiorcę. Głównie wystawiana jest wyłącznie w jednym egzemplarzu i bez kopii dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem rachunkowym i na jej bazie nie prowadzi się ewidencji. Oznacza to, że na podstawie faktury pro forma nie ma prawa odliczenia zawartego w niej VAT. Głównie jest ona wystawiana jeśli sprzedawca zażąda wcześniej spłaty, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy bądź po prostu dla poinformowania odbiorcy o kwocie brutto wykonanej sprzedaży, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, sumy naliczonego VAT oraz terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający ilość wydatków, które osoba biorąca kredyt ma zamiar skredytować. Dane zamieszczone w fakturze pro forma są identyczne jak w fakturze VAT. Jest ona również zabezpieczeniem dla dostawcy, ponieważ dostaje on pieniądze przed wydaniem towarów. Bez względu na datę wystawiania faktury pro forma, trzeba nie zapominać o poprawnym czasie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT trzeba wypisać nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towarów bądź wykonania usługi.