Fakturą nazywamy każdy dokument handlowy, spełniający określone kryteria, który poświadcza umowę kupna-sprzedaży pomiędzy zainteresowanymi stronami. Wymogami niniejszymi są:
• Informacje do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, powinna znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Dane odnoszące się do czasu i formy płatności – przyjęło się, że termin płatności określa się w dniach od dokonania transakcji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że płatności dokonuje się przelewem albo gotówką. W niektórych krajach honorowane są również czeki,,
• Suma umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zanotowania sumy umowy kupna-sprzedaży zarówno cyframi, jak i słownie,
• Identyfikacja stron umowy kupna-sprzedaży – zazwyczaj na rachunku podawana jest dokładna nazwa subiektów, którzy biorą współudział w transakcji, wraz z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Informacje identyfikujące dokument – unikalność faktury poparta jest między innymi 3 jej składnikami: informacjami o sporządzającym fakturę, dniu jej sporządzenia oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każdy rachunek, który sporządza sprzedający ma unikalny, jedyny wyłącznie dla niej numer. Numeracja powinno odbywać się chronologicznie,
• Sprecyzowanie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość
• Warunki dostawy.
Coraz częściej tradycyjny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest więc specyficznym typem faktury, którą sporządzać mogą czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Bilety jednokrotnego przejazdu na przewóz osób: transportem kolejowym, samochodami, statkami pełnomorskimi, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy transportem lotniczym,
• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Dowód płatności za przejazd odpłatną autostradą,
• Rachunki sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury powinny być przetrzymywane przez pięć lat oraz pokazywane w przypadku inspekcji odpowiedniego organu podatkowego.