Fakturą zaliczkową jest specyficzny rodzaj rachunku, który wystawia się w sytuacji zrobienia przedpłaty, zadatku, zaliczki lub raty, po uiszczeniu kwoty za powyższe. Rachunku takiego nie należy sporządzać później jak do siódmego dnia od zrobienia częściowej wpłaty. Za każdą następną częścią wpłaty, do 7 dni po, powinna pójść również faktura poświadczająca transakcję, nawet jeśli asortyment nie był oddany (lub usługa wyświadczona).
Niniejszy rodzaj rachunków winien składać się z:
• Wielkość kwoty fragmentu albo całości należności brutto,
• Jeśli wystawione zostały poprzedzające faktury zaliczkowe, należy podać ich daty oraz numery a także zsumowaną kwotę wszystkich wcześniejszych wpłat częściowych, wyrażonych kwotą brutto,
• Numery NIP obu stron,
• Wielkości naliczanego podatku oraz jej kwoty (podanej w złotówkach),
• Oznaczenia typu rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• Datę wystawienia oraz numerację rachunku,
• Informacji o nabywcy oraz sprzedającym (adresy siedziby firm, nazwy firm, nazwiska, imiona),
• Dane odwołujące się do zakupionego towaru albo usługi (ilość, wartość, nazwa, kwota, podatek),
• Datę otrzymania fragmentu albo całości należności, o ile nie pokrywa się ona z czasem wystawienia rachunku.
Jeśli wydarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtedy sprzedawca wystawia fakturę na zasadach ogólnych, po wydaniu asortymentu albo wykonaniu usługi. Sumę asortymentu albo świadczenia pomniejsza się jednak o wcześniejsze wpłaty częściowych należności, tak jak i wielkość naliczonego podatku musi zostać pomniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien zawierać również numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeżeli natomiast wyniknie, że faktury zaliczkowe obejmowały całą kwotę brutto, sprzedawca nie sporządza faktury po oddaniu towaru albo wykonaniu usługi.