Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem towaru bądź wykonaniem usługi sprzedający trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że płatnicy VAT przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi dostają od kontrahentów część, a rzadko całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Wedle art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w sytuacji otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, sumę podatku i wartość brutto zamówienia czy umowy a także daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz sumę kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru czy usługi, sprzedawca po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.