Każdy pracodawca ma obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także uiszczania zaliczki na podatek dochodowy od każdej pensji. Jak prawidłowo prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z najistotniejszych działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają znaczącą liczbę pracowników. To tam obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe i zaliczki na podatek dochodowy. Składają się one z dokumentów zawierających wszystkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, służące do wypełnienia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do podstawowych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, dodatki, premia, nagrody i inne)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, NIP, data urodzenia, miejsce urodzenia, drugie imię, imię ojca, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, nazwisko rodowe)
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( gmina, telefon, poczta, ulica, numer mieszkania, powiat, województwo, kraj, miejscowość, numer domu, kod pocztowy)
Lista płac
To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi składkami odprowadzanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona zawierać pewne stałe elementy, czyli:
- nazwę pracodawcy
- zapis o wysokości składek ubezpieczeniowych
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- datę wystawienia
- zapis o przyznanych prowizjach
- zapis o przyznanych nagrodach
- nr stron
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- wykaz nadgodzin
- zapis o przyznanych premiach
- miesiąc, którego dotyczy
- zapis o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- zapis o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- zapis o wynagrodzeniu brutto i netto