W każdej firmie jedną z najważniejszych ról odgrywa kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą listy płac, karty przychodów , a także dane dotyczące comiesięcznego wynagrodzenia dla pracowników. Dopiero zapoznanie się z wszelkimi wymogami prawnymi, pozwoli poprawnie prowadzić tą dokumentację.

Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:

  • dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)
  • dane adresowe pracownika (kraj, kod pocztowy, gmina, województwo, ulica, numer domu, miejscowość, telefon, powiat, numer mieszkania, poczta)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, PESEL, imię ojca, imię matki, drugie imię,, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, NIP)
  • dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do poprawnego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek i w celu należytego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Karta przychodów

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna zawierać:

  • koszty uzyskania przychodów
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), rentowe (1,5 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru)
  • dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
  • datę przekazania zaliczki podatkowej
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • imię i nazwisko pracownika
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu

Lista płac

To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno za pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac tworzona jest zazwyczaj co miesiąc, gdyż tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona również punktem wyjścia dla prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także właściwemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

  • informację o nadgodzinach w danym miesiącu
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • informację o przyznanych nagrodach
  • datę sporządzenia
  • numery stron
  • informację o wysokości wymiaru podstawy
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto
  • informację o przyznanych prowizjach
  • informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
  • informację o przyznanych premiach
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
  • miesiąc, którego dotyczy
  • nazwę pracodawcy

menu