Kasą fiskalną zwiemy urządzenie elektroniczne, kodujące obrót ze sprzedaży detalicznej razem z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy zbywający, który jest podatnikiem i sprzedaje swoje produkty na rzecz:
• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością gospodarczą,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla gospodarstwa,,
• osób fizycznych , niebędących podatnikami
Sprzedawca taki winien rejestrować swój obrót przy pomocy kasy fiskalnej, o ile przekroczy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają alkohol lub wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa zapamiętuje ich nazwę, cenę i wysokość PTU, za pomocą odpowiedniego znakowania (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, produkt wyszukiwany jest w bazie i rejestrowany na taśmie. Natychmiastowo również zmianie ulega stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba towaru o towar sczytany. Kasa rejestrująca koduje oryginał i kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy powinny być przetrzymywane przez czas 5 lat w suchym, zimnym pomieszczeniu. Jest to wymóg niezbędny w sytuacji niezbyt trwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.
Codziennie przedsiębiorca obowiązany jest do sporządzania na koniec dnia tak zwanego raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy i obrotu z niniejszego dnia. Raporty codzienne są kodowane w pamięci kasy fiskalnej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) powinno się przechowywać przez pięć lat oraz przedstawiać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolnego.
Wszelkich oględzin i napraw, może dokonywać jedynie autoryzowany dostawca kas rejestrujących, który ma wszystkie uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w odpowiedniej księdze, którą również przedstawia się adekwatnemu organowi w trakcie kontroli.
Po kupnie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, dlatego można bez problemu sprawdzić wszelkie jej funkcje, wprowadzić asortyment, przeszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu przedsiębiorstwa, wszelkie wpisane dane, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.