Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, zwiemy urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorca rejestruje swój obrót. Utarg ten powinien być ewidencjonowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu albo w przypadku, gdy przedsiębiorca sprzedaje alkohol albo wyroby tytoniowe. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony winien być jeszcze kolejny wymóg. Kupcami powinny być osoby fizyczne, które nie są płatnikami podatku VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Przy pomocy kasy, dokumentować można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który jest na stanie sklepu. Po zeskanowaniu odpowiedniego kodu, przypisanego jedynie jednemu towarowi, zachodzi zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszystkie informacje związane z towarem (stawka VAT, cena, nazwa), drukowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 wersjach: dla kupującego i do archiwum. Paragony te posiadają identyczne brzmienie a także muszą zawierać:
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Łączną suma podatku,
• Wartość sprzedaży i podatku według ustalonych stawek,
• Logo fiskalne i numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (kiedy mamy do czynienia z większą liczbą miejsc kasjerskich),
• Nazwę i cenę towaru lub usługi,
• Adres punktu sprzedaży,
• Następny numer kasy i oznaczenie kasjera,
• Ilość sprzedanego asortymentu lub usługi,
• Łączną suma należności,
• Następny numer paragonu,
• Numer następny wydruku,
• Datę i godzinę transakcji,
• NIP zbywającego,
• Imię i nazwisko lub nazwę zbywającego
Paragon mieć powinien również specyficzną wielkość. Wysokość znaków, które się na nim znajdą, nie powinna być mniejsza jak 2,5 mm, a ich liczba w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy towaru albo usługi – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna posiadać 28mm albo więcej. Paragon taki powinien być czytelny tak, by nabywca bez trudu mógł sprawdzić prawidłowość wykonanej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, powinno być przetrzymywane przez okres pięciu lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji specjalnego organu kontrolnego, informacje te powinny zostać udostępnione w celu sprawdzenia poprawności prowadzonej ewidencji.