W sytuacji firm, które do celów swojego działania wykorzystują auta najmowane albo prywatne, powinno być tworzone obliczenie, popularnie zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka ewidencjonowana winna być zarówno wtedy, gdy samochody używane są cały czas, jak i gdy jedynie sporadycznie. Ewidencja powinna obejmować:
• Imię oraz nazwisko osoby używającej auta,
• Liczbę realnie przebytych kilometrów,
• Opis trasy,
• Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane,
• Następny numer wpisu,
• Numer rejestracyjny auta,
• Wielkość silnika,
• Stawkę za kilometr trasy,
• Dzień oraz cel podróży
Obowiązek tworzenia kilometrówki jest po stronie przedsiębiorstw używających powyższych samochodów osobowych lub innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z odstępstwami).
Wysokość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych firmach naliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawo (np. statut honorarium).
Dla ułatwienia a także doprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które kształtują się następująco:
• 300 km – gminy do 100 tysięcy zamieszkałych
• 500 km – gminy powyżej 100 tysięcy zamieszkałych
• 700 km – gminy powyżej 500 tysięcy zamieszkałych
Istnieją jedynie 2 wyjątki w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze oraz pozostałe podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Zatrudniający, który nie jest w sferze budżetowej, może określić zmniejszony limit kilometrów, mimo to nie powinien go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą rozjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności płacenia składek na ubezpieczenie społeczne. Składki te naliczane są dopiero po przewyższeniu określonego prawem przydziału kilometrów, ale jedynie od kwoty przewyższającej ten limit.