W wielu przedsiębiorstwach wykorzystuje się różnego rodzaju pojazdów, do celów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Nie do każdego takiego pojazdu prowadzi się rozliczenie przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę.
Obowiązek tworzenia pośród pracowników kilometrówki posiada zatrudniający, który w swej firmie używa aut wynajmowanych albo którego pracownicy używają do pracy swoje osobiste samochody. Samochody, osobowe albo inne, używane w ww. sposób, nie mogą przewyższać wagi 3,5 t (z wyjątkami).
W wyżej wymieniony sposób nie należy ewidencjonować samochodów, stanowiących własność firmy, które liczone są jako środki trwałe, ni też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Określone zostały także miesięczne pułapy możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W sytuacji przedsiębiorstw, których siedziba leży w gminach, liczących do 100 tysięcy zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Firmy z obszaru gmin powyżej 100 tysięcy zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Zaś w najlepszej pozycji są firmy, które leżą na terenie gmin powyżej 500 tysięcy zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 km. Są to wielkości narzucone z góry przez prawodawstwo, dlatego zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, mimo to zatrudniający z sektora prywatnego, muszą także uważać, by nie przewyższyć wyżej wymienionych zakresów. Mogą natomiast zastosować zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od składek na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wysokości wyżej wymienionych zakresów. Jeśli będą one przekroczone, od kwoty przewyższającej, naliczyć należy ww. opłatę.
Na uwadze mieć należy także prawidłowość tworzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się winny:
• Następny numer wpisu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Liczba realnie przebytych kilometrów,
• Podpis pracodawcy i jego dane,
• Opis trasy,
• Kwota za kilometr przebiegu,
• Nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
• Data i cel podróży,
• Pojemność silnika