Każdy przełożony ma obowiązek naliczać oraz wypłacać pracownikom zarobku za wykonaną pracę oraz pozostałych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Dlatego też przełożony musi tworzyć listę płac, to znaczy dokument księgowy zatwierdzający naliczenie honorarium zatrudnionych wspólnie ze wszystkimi obowiązkowymi składkami finansowymi. Prawidłowo stworzona lista płac stanowi podstawę uzupełniania deklaracji do ZUS oraz do Urzędu Skarbowego. Listę płac należy robić na bazie innych dokumentów, przykładowo: umowa o pracę, ewidencja czasu pracy, dane o rozdysponowanych składnikach dodatkowych. Odpowiednio stworzona lista płac musi zawierać nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia wynagrodzenia, nazwę bądź oznaczenie listy płac, datę oraz podpis pracownika w sytuacji, gdy pensja jest wypłacana gotówką, wszelkie składniki pensji, naliczenia składek oraz podatku oraz wszystkie potrącenia. Zaleca się, aby w listach płac zamieszczać jedynie sumę wynagrodzenia w kwocie brutto. Należy nie zapominać, że niepoprawne jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne właściwie muszą być rozliczane na osobnej liście wypłat.