Lista płac to jeden z najważniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą bowiem wszystkie konieczne wytyczne służące do ustalenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS-owskich oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?

Pracodawca co miesiąc ma obowiązek wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje wymagalne do rocznego rozliczenia z ze skarbówką. Musi także co miesiąc ustalać składki na ubezpieczenia rentowe, chorobowe, emerytalne i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przesłać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. na przykład deklaracja DRA, która służy do rozliczeń składkowych. Te informacje wyszczególnione są właśnie w liście płac pracownika.

Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:

  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy zadaniowej, akordowej, prowizyjnej,
Na podstawie tych dokumentów wyliczane jest wynagrodzenie brutto, obliczane są składki i odprowadzany jest podatek dochodowy. Z obliczeń powstaje też wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, które wypłacane jest zatrudnionym.

Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada KP i Ustawa o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, obligują pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac umocowana prawnie jest przez:

  • rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),
  • rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
  • rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).

menu