Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym operację gospodarczą, pomiędzy sprzedającym a kupującym. Obowiązek stosowania faktur określa Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, zwana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Zwrócić uwagę powinno się, iż fakturę powinno się wystawić nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Zasady te nie odnoszą się do wystawiania faktur w temacie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, gdy faktura VAT zawiera dokładne dane, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najchętniej wystawianych faktur zakwalifikować można: Faktura VAT marża jest dokumentem, stosowany przez tych, którzy upoważnienie są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę tę stosują między innymi płatnicy świadczący usługi w ramach turystyki jak również ci, którzy dokonują dostawy wyrobów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, którą musi uiścić nabywca usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem zdecydowanie bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- cena jednostkowa netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- wartość sprzedaży netto
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- stawkę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy
Podatnicy nie muszą wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- adresy
W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym wypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, natomiast kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne komponenty, co faktura handlowa, odróżnia ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z powinności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, ponieważ sam w sobie nie stanowi potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest zatem w świetle ustawy dowodem księgowym, w związku z tym płatnik nie ma możliwości ujęcia jej w wykazie zakupów, rejestrach VAT jak również w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W obrocie handlowym faktura pro forma pełni rolę swego rodzaju propozycji zawarcia umowy sprzedaży (towaru lub usług). Pełni ona rolę informacyjną, z racji tego, iż z jej pomocą sprzedawcy pokazują kontrahentom kryteria umowy sprzedaży. Co oznacza jej strony, przedmiot sprzedaży, kwotę sprzedaży oraz termin zapłaty. Na dodatek faktura pro forma może zostać uważana za poświadczenia odebrania zamówienia, z kolei dla zamawiającego może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed wydaniem towaru albo świadczeniem usług.