Z pojęciem dokumentu mamy kontakt aż nadto często. Stąd też winniśmy rozumieć, czym w rzeczywistości jest dokument oraz w jaki sposób używać można przykładowe jego wzory a także szablony, które ułatwiają nam życie.
Dokumentem jest dla nas dowód osobisty, umowa, prawo jazy, akt notarialny, dyplom ukończenia szkoły a także ważny mail, czy inna notatka napisana elektronicznie bądź odręcznie. W takiej gęstwinie tak samo nazywanych dokumentów, trudno stworzyć uniwersalną definicję, która uwzględniałaby wszelkie rodzaje tzw. „dokumentów”. Można mimo to stwierdzić, że pisma, o zwiększonej randze ich ważności. W ten prosty sposób scharakteryzować da radę większą część istotnych dokumentów, mimo to na uwadze mieć trzeba, że nie idzie tu o istotę, czy też sentyment, jaki określona osoba czuje w odniesieniu do dokumentu, lecz ważność dla kilku osób, urzędu/ów, instytucji państwowych, czy religijnych. Takie rozumienie także nie wyczerpuje tej kwestii, mimo to pozwala nakreślić niejakie pojęcie o dokumentach.
Budowanie dokumentu, w zależności od jego złożoności, potrafi stać się kwestią czasochłonną, dlatego często używa się w niniejszym celu różnego typu wzory oraz szablony. Korzyścią wynikającą z ich zastosowania jest między innymi ekonomizacja czasu, który mamy okazję spożytkować w innych celach. To także uproszczenie pewnych trybów, które wypływają między innymi ze znajomości budowania dokumentów urzędowych, czy też zasad budowania dokumentów w ogóle. Czym zatem są wzory oraz szablony?
Można stwierdzić, że są to określone schematy, dzięki którym można w dosyć prosty oraz szybki sposób utworzyć inne, zbieżne pismo urzędowe, bądź inne. W sytuacji szablonów, mamy tutaj do czynienia z uzupełnianiem przygotowanych uprzednio pól edycji, po których wypełnieniu tworzy się dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy urzędniczej, albo takiej, w której do czynienia mamy z serią, czy powtarzaniem się pism o identycznym znaczeniu. Wzorem natomiast mamy możliwość nazwać dokument, na przykładzie którego da radę utworzyć całkowicie nowy dokument. Taki typ schematu wymaga od twórcy nowego pisma trochę więcej uwagi oraz zaangażowania, ponieważ dane zawarte we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a wyłącznie przypasowywane do danej sytuacji.
Warto więc wykorzystywać uproszczenia, jakie dają nam wzory i szablony. W taki sposób bardzo prosto i szybko utworzymy odpowiedni rodzaj dokumentu.