Inspektor pracy zanim przystąpi do kontroli jest zobligowany do wylegitymowania się oraz pokazania dokumentów zezwalających mu na kontrolę danego podmiotu gospodarczego . Wyjątek stanowi okoliczność, w której inspektor PIP uzna, że informowanie pracodawcy o planowanej kontroli inspekcji może zmienić jej rezultat końcowy. W praktyce oznacza to, że inspektor PIP może przyjść bez względnie kiedy chce do siedziby przedsiębiorstwa, aby skontrolować właściciela firmy. Co więcej, nie obowiązują go przepustki wstępu i nie musi być rewidowany. Przebieg inspekcji szczegółowo opisuje art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r. W myśl zawartych w nim informacji wizytator PIP ma obowiązek:
- wykonać kluczowe, w celu wizytacji, kopie lub wyciągi z dokumentów, jak również zażądać od właściciela firmy sporządzenia wymaganych zestawień i obliczeń w oparciu o dokumentację
- określić tożsamość osób wykonujących pracę albo znajdujących się na obszarze kontrolowanej firmy, przesłuchać ich i zażądać od nich dokumentów stwierdzających legalność zatrudnienia albo prowadzenia innej działalności zarobkowej
- zażądać ostatecznych danych dotyczących pomiarów, badań , ekspertyz związanych z produkcją bądź też inną działalnością kontrolowanej firmy
- zażądać od wszystkich zatrudnionych, którzy są lub byli zatrudniani albo od osób, które wykonują lub wykonywały usługi dla sprawdzanego przedsiębiorstwa, pisemnych i ustnych wiadomości w kwestiach objętych inspekcją
- nagrywać przebieg kontroli stosownymi urządzeniami zapisującymi obraz lub dźwięk
- zażądać doniesienia próbek surowców i materiałów wykorzystywanych , tworzonych lub powstających za sprawą produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, jeśli są ściśle związane z trwającą inspekcją
- zażądać przedstawienia dokumentacji technicznej dotyczącej budowy, przebudowy albo rozbudowy budynku, w którym mieści się kontrolowana firma, jak również zażądać zapoznania ze stosowną dokumentacją i ekspertyzą tyczącą się produkcji (łącznie z próbkami materiałów używanych podczas produkcji ) w tym zakładzie
- zażądać przedłożenia akt osobowych i innych dokumentów pozwiązanych z realizowaniem obowiązków służbowych przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
W momencie gdy dane przekazane przez pracobiorcę, będą przyczyna narażenia go na chodź by drobny uszczerbek lub pretensję z ujawnienia tych wiadomości, inspektor pracy ma prawo wydać postanowienie o utajenie danych pracownika. Dzięki art. 23 par. 4 ustawy, pracodawca jest w stanie złożyć zażalenie do takiej decyzji i przedłożyć do organu kontrolującego wniosek o upublicznienie danych personalnych pracownika, który złożył zeznania. Musi dokonać tego w ciągu 3 dni, licząc od dnia dostarczenia właścicielowi firmy postanowienia o utajnieniu danych.
Ponadto, podmiot kontrolowany jest zmuszony zapewnić inspektorowi pracy warunki i narzędzia niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a zwłaszcza, natychmiast przynieść żądane akta i materiały, udostępnić urządzenia techniczne a także, jeśli istnieje taka możliwość, odrębne pomieszczenie odpowiednio wyposażone.