Nadzorowanie rocznego spisu aktywów i pasywów, które się ma jest jednym z obowiązków subiektów prowadzących działalność. Obowiązek ten wypływa z ustawy o księgowości a dla subiektów nadzorujących podatkowe kpir, fundamentalnym aktem prawnym w tym zakresie jest werdykt Ministra Finansów z 26 VIII 2003 roku tyczący się tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Większość aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, dlatego też uznaje się go za podstawową metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, który jest jedną z postaci audytu wewnętrznego, staje się zdefiniowanie realnego stanu zasobów majątkowych (aktywów) oraz początku ich pochodzenia (pasywów), aby na takiej podstawie przyrównać dane faktycznie otrzymane w wyniku inwentaryzacji z danymi wypływającymi z ksiąg.
Obowiązek stworzenia spisu z natury (materiałów (surowców) fundamentalnych i pomocniczych, towarów handlowych, półwyrobów, gotowych wyrobów, braków i odpadków) powstaje między innymi na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego priorytetem staje się ustalenie realnego dochodu osiągniętego przez płatnika podatków.
Poza tym istnieje kilka okoliczności, które powodują stworzenie przymusu sporządzenia spisu z natury:
- Zmiana wspólnika albo proporcji udziałów,
- Zamknięcie działalności – w w takiej sytuacji spisem z natury trzeba objąć także sprzęt i umeblowanie,,
- Rozpoczęcie działalności
- Zarządzenia jednostki podatkowej.
O zamyśle stworzenia spisu z natury w odmiennym czasie niż w dniu 1 stycznia, 31 grudnia a także w dniu startu działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani zawiadomić na piśmie odpowiedniego naczelnika skarbówki w czasie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.
Spis z natury polega na szeregowym spisywaniu składników konkretnych pól spisowych poprzez dokonywanie odpowiednich ustaleń tj. pomiar wagi, rachowania, mierzenia albo obliczenia w przybliżeniu ilości. Powinien być poświadczony w formie pisemnej i stworzony skrupulatnie i trwale. Przyjęło się, że musi on posiadać poniższe dane:
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- podpisy osób sporządzających remanent i uczestniczących w spisie,,
- specjalistyczne określenie asortymentu i pozostałych elementów objętych remanentem,
- ilość potwierdzoną w czasie spisu,
- łączną wartość spisu z natury,
- jednostkę miary,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- czas sporządzenia spisu,
- paginowane arkusze spisu z natury,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wypływającą z przemnożenia wielkości asortymentu przez jego cenę jednostkową
- podpis właściciela zakładu (współwłaścicieli).
Spis z natury, jako jedna z form inspekcji wewnętrznej firmy, ma na celu ustalenie faktycznego zasobu majątku działalności gospodarczej. Solidne, wnikliwe oraz kompletne zrobienie inwentaryzacji umożliwia stwierdzenie faktycznego wyniku finansowego, a w następstwie tego, zrobienie prawidłowych kalkulacji podatkowych.