Szablon dokumentu to baza dla tworzonych potem nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z gotowego wzorca, nie musimy przygotowywać dokumentu od początku. Używamy jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym przypadku przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem konkretnego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- wezwania do zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy o pracę,
- faktury ,
- rachunki,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy zlecenia
Przykładem są również faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie wzorca.
Szablony można, a nawet powinno się modyfikować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnego przedsiębiorstwa. Zatem ważne jest umieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty firmowe nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.