Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek wzorzec, na zasadzie którego został utworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość też zminimalizować sytuacje powstania błędów w dokumencie, który wystawiamy.
Specyficznym typem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi podmiotami albo stronami. Taki dokument często nazywany jest dowodem, bo na jego kanwie mamy możliwość dochodzić swoich roszczeń zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość podzielić je na:
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody księgowe pełnią istotną rolę także jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie mogą zawierać w żadnym wypadku przekłamań, przeróbek czy prób wymazania informacji. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód rachunkowy musi posiadać m.in.:
• Czas zdarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Określony typ dowodu
• Zapis stwierdzający kontrolę oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim pojawią, powinny być zapisane w walucie polskiej (naliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.