Płatnik składek ma powinność obliczać, potrącać, rozliczać a także opłacać składki za każdy m-c kalendarzowy. Regulacje te tworzone są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów dotyczący określonego m-ca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RZA, ZUS RCA, ZUS RSA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny dotyczący wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej składki na zdrowotne, ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP a także wypłacone w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik obliczający składki wyłącznie na swoje ubezpieczenie, oddaje do Zakładu Usług Społecznych wyłącznie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio przedłożonym oświadczeniu podał jako podstawę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę najmniejszej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wtedy, gdy zmiana w stosunku do m-ca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne a także zapłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:
o do 5 dnia kolejnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych,
o do 10 dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących opłatę wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe a także imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat oddaje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Opis oświadczenia ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•cyfra w polu 01 oznacza termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie każdorazowo taki sam – 01 – natomiast następne informacje charakteryzują m-c oraz rok, za który określona deklaracja była sporządzona
2. Informacje określające płatnika składek
•informacje określające przedstawione w deklaracji powinny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe dane
•w miejscu 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 przedstawiona jest obowiązująca danego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• finalna suma składek na ubezpieczenia społeczne, która została po obliczeniu wydanych świadczeń podchodzących pod rozliczenie w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości składek ZUS
8. Zestawienie przysługujących opłat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie przysługujących składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które opłacają składki jedynie za siebie)
11. Deklaracja płatnika opłat
• w polu 01 powinna pojawić się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie deklaracji obliczeniowych oraz poprawy tych dokumentów płatnik ma obowiązek przetrzymywać przez czas 10 lat od daty ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.